Personenvervoer plannen, van boeking tot factuur
VYS 2.0 is het planningssysteem voor vervoer op afspraak: voor vervoersverenigingen en buurtbussen die rijden met vrijwilligers, en voor taxi- en vervoerbedrijven met vaste chauffeurs. Klanten en leden boeken zelf een rit in de app of op het web, of bellen de telefonist, die direct ziet wie er belt. De planner maakt ritten en roosters, chauffeurs zien hun diensten in hun eigen app en op de boordcomputer in de bus, de klant krijgt een melding als de chauffeur in aantocht is en volgt hem live op de kaart, en na afloop gaan de facturen vanzelf de deur uit en door naar de boekhouding.
- Klanten en leden boeken zelf in de app of op het web, of bellen en worden direct herkend
- Klanten en leden volgen de chauffeur live op de kaart als hij in aantocht is, met de resterende rijtijd
- Rooster van twee weken, beschikbaarheid, vakanties en ziekte in één planning
- Chauffeurs schrijven zich zelf in voor extra inzet en nemen eenvoudig zelf open diensten over vanuit de chauffeursapp
- Interne berichten, de druktemeter en vragenlijsten voor chauffeurs in de chauffeursapp
- Apps voor chauffeurs en voor klanten en leden, voor Apple (iPhone) en Android, in uw eigen huisstijl
- Eigen boordcomputer-app op een tablet in de bus, waarop de planning vanaf kantoor meekijkt voor assistentie
- Het systeem bewaakt of chauffeurs op tijd vertrekken en slaat alarm nog voordat de klant het merkt
- AI-assistent die op verzoek de planning nakijkt en tekorten meldt
- Volledig automatische facturatie met boekhoudkoppeling
- Managementinformatie en rapportages kant en klaar
- Sinds 2018 non-stop in ontwikkeling, en elke dag een stukje beter
Gemaakt voor vervoer op afspraak
VYS 2.0 is gemaakt voor organisaties die mensen van deur tot deur vervoeren: ouderen, minder mobiele reizigers en iedereen die een rit vooraf boekt. Of u nu rijdt met tientallen vrijwilligers, met vaste chauffeurs in loondienst of met allebei, de planning, de apps en de administratie werken hetzelfde.
Vervoersverenigingen en buurtbussen
Rijdt u met vrijwilligers? Chauffeurs geven zelf hun beschikbaarheid per weekdag en dagdeel door, melden zich af bij vakantie of ziekte en schrijven zich in voor extra diensten. Leden hebben een lidnummer, de contributie en de ritten worden vanzelf gefactureerd, en het bestuur kijkt mee zonder iets per ongeluk te wijzigen.
Taxi en vervoer op afspraak
Ritten op afspraak, retourritten en vaste ritten die elke week terugkomen. Tarieven met instaptarief, kilometertarief en een minimum aantal kilometers, zones met toeslag, en per voertuig ziet u hoeveel kilometers betaald, omgereden of leeg gereden zijn.
Lijndiensten, als u die rijdt
Een aparte module voor lijndiensten: weekplanning per lijn, chauffeurs automatisch ingedeeld zonder dat steeds dezelfde op hetzelfde slot staat, reizigers die inchecken met een NFC-klantenpas op de boordcomputer, en facturen en omzet per lijndienst.
Sinds 2018 non-stop in ontwikkeling
VYS 2.0 is niet achter een bureau bedacht. Het systeem is sinds 2018 non-stop in ontwikkeling, om het elke dag een stukje beter te maken. Het wordt al jaren elke dag gebruikt door vervoerders met vrijwillige en vaste chauffeurs, en is samen met hen doorontwikkeld. Wat er in zit, zit erin omdat een planner, een telefonist, een chauffeur of een bestuur erom vroeg.
Wat chauffeurs nodig hebben
Hun diensten en stops in de app, grote knoppen op de boordcomputer, zelf beschikbaarheid doorgeven en afmelden, en zelf een open dienst overnemen. Geen rondbellen: een nieuwe planning of een wijziging komt vanzelf binnen.
Wat planners en telefonisten nodig hebben
Een beller die direct herkend wordt, een boeking in een paar klikken, een dagplanning waarop u sleept, een rooster dat zichzelf twee weken vooruit invult en een waarschuwing zodra er iets niet klopt.
Wat bestuur en administratie nodig hebben
Facturen die zichzelf maken en in de boekhouding staan, kilometers die kloppen, een klanten- en ledenadministratie die meeloopt met het vervoer en rapportages die klaarstaan voor de vergadering.
Kantoor, chauffeur en klant werken in hetzelfde systeem
Geen losse lijstjes en geen overtypen. Wat de klant boekt staat meteen bij de planner, wat de planner inplant staat meteen bij de chauffeur, en wat de chauffeur op de boordcomputer aantikt ziet de klant op zijn telefoon.
Kantoor
Boekingen, dagplanning, roosters, klanten en leden, chauffeurs, wagenpark, kilometers, facturatie en rapportages. Alles in de browser, met meerdere planners en telefonisten tegelijk, elk met hun eigen rol.
Chauffeur
De chauffeursapp voor Apple (iPhone) en Android voor planning, beschikbaarheid, afwezigheid en extra inzet, en de boordcomputer in de bus voor de ritten zelf: ophalen, afzetten en navigeren.
Klanten en leden
De app voor klanten en leden, voor Apple (iPhone) en Android, en een webportaal: ritten boeken en annuleren, de chauffeur live op de kaart zien aankomen als hij in aantocht is, en facturen downloaden. Wie liever belt, belt gewoon.
Een keer boeken, daarna gaat het vanzelf door
Boeking
De klant boekt in de app of op het web, of de telefonist boekt terwijl de klant aan de lijn is. Vaste ritten boekt het systeem zelf, elke week opnieuw.
Planning
De planner zet de boeking in een rit en controleert de dag. De planning gaat op een vast moment automatisch naar chauffeurs, klanten en leden.
Rit
De chauffeur werkt de rit af op de boordcomputer. De klant krijgt een melding als de chauffeur in aantocht is en volgt hem live op de kaart tot hij voor de deur staat.
Factuur
De gereden kilometers worden per week of maand gefactureerd, verstuurd en doorgezet naar de boekhouding, met incasso als de klant daarvoor heeft getekend.
Boeken door de klant zelf, of aan de telefoon
Klanten en leden boeken hun rit zelf in de app of op het web. Wie liever belt, krijgt de telefonist aan de lijn, die meteen ziet wie er belt en de boeking in een paar klikken maakt. Rijdt u in een beperkt gebied, dan controleert het systeem al tijdens het reserveren of de rit binnen uw regio valt. Zo komt er nooit een boeking binnen die u niet kunt rijden.
- Zelf boeken in de app of op het web: enkele rit of retour, met een ophaaltijd of een afspraak met een vaste tijd, en vooraf de geschatte kosten.
- Hulp en begeleiding bij elke boeking: rolstoel, rollator, begeleider en meereizenden, plus een opmerking voor de chauffeur.
- Samen reizen met een gekoppelde klant of een gekoppeld lid, zoals een partner, die in dezelfde boeking meerijdt.
- De telefonist boekt met het huisadres, vaste locaties zoals de huisarts of het ziekenhuis, of een adres waar de klant eerder heen ging, en meerdere boekingen in een keer.
- Bellerherkenning belt een klant of lid, dan verschijnen naam en nummer op het scherm voordat de telefoon is opgenomen. Meer over bellerherkenning
- Vaste ritten vanzelf autoboekingen per weekdag, voor ritten die elke week terugkomen, met periodes die worden overgeslagen, zoals een vakantie.
- Alleen boeken binnen uw regio is de bediening beperkt tot een bepaald gebied, dan controleert het systeem al tijdens het reserveren of de adressen binnen dat gebied vallen. Valt een adres erbuiten, dan ziet de klant dat meteen en kan hij de rit niet boeken. De server controleert elke boeking nog een keer, en alleen een beheerder kan bewust een uitzondering maken.
- Zones en toeslagen per postcodezone een toeslag, als u dat wilt.
- Boekingsregels tijdsloten van een kwartier, een uiterste tijd voor ritten van de volgende dag, en feestdagen en geblokkeerde dagen automatisch dicht.
- Wijzigen en annuleren een boeking aanpassen met Street View van het ophaal- en afzetadres, en een late annulering als zodanig vastleggen.
Plannen per voertuig, met een planning die zichzelf controleert
De dagplanning toont per voertuig de ritten van de dag, met chauffeur, stops en de route op de kaart. Sleep een boeking of een chauffeur naar een voertuig en het systeem kijkt meteen of alles klopt: past de rijtijd, is de chauffeur ingeroosterd, is er plek. Meerdere planners werken tegelijk en zien van elkaar wie waar mee bezig is.
- Slepen van een boeking of een chauffeur naar een voertuig, met een gesplitst scherm om twee voertuigen naast elkaar te plannen.
- Ritten combineren meerdere boekingen in een rit, en suggesties om ritten samen te voegen of een vaste reiziger niet te vergeten.
- Route optimaliseren met ophalen altijd voor afzetten en echte rijtijden, per rit met een klik, met afstand, bezetting en vervoerde mensen per rit.
- Standplaatsen elk voertuig en elke chauffeur heeft een thuisbasis. De rit begint en eindigt daar, en de kilometers heen en terug tellen mee.
- Conflictcontrole dertien soorten, zoals een rit zonder chauffeur, een chauffeur op vakantie of op de verkeerde dienst, dubbel geboekt, te weinig tijd tussen twee stops, te veel reizigers voor het voertuig, een rolstoel op een voertuig zonder rolstoelplek, of een klant op een voertuigtype waar hij niet in mag.
- Bijzonderheden per chauffeur per dag, zichtbaar op de dagplanning, zodat iedereen weet dat iemand later begint of eerder weg moet.
- Planning automatisch verzenden op een vast moment per weekdag, op vrijdag meteen voor het weekend en maandag. Chauffeurs, klanten en leden krijgen hun planning, en u ziet wie hem heeft ontvangen en gelezen.
- Wijzigingen doorgegeven verandert er na het verzenden iets, dan krijgen chauffeur en klant vanzelf de nieuwe planning.
- Te laat? Het systeem ziet het eerst het systeem bewaakt elke minuut of de chauffeurs op tijd aan hun dienst beginnen. Is de eerste stop een ingestelde tijd na de geplande tijd nog niet gestart, dan krijgt de planning direct een melding, met de chauffeur en zijn telefoonnummer, het voertuig, waar de bus nu staat en welke klant wacht. Zo kunt u ingrijpen nog voordat de klant het merkt.
- Dagoverzicht per voertuig en per chauffeur, automatische eindtijden, en ritten die om middernacht nog openstaan worden vanzelf afgesloten.
- Dag blokkeren of annuleren een dag dichtzetten voor boekingen, of een hele dag afblazen bij bijvoorbeeld gladheid, met bericht aan klanten en leden.
Roosters voor vrijwilligers en vaste chauffeurs
Chauffeurs geven zelf door wanneer ze kunnen, de planner zet ze in een vast rooster en het systeem deelt ze twee weken vooruit automatisch in. Vakantie, ziekte, extra inzet en open diensten lopen allemaal via dezelfde planning, zodat u per standplaats ziet of er genoeg chauffeurs zijn.
- Beschikbaarheid per weekdag met begin- en eindtijd, het dagdeel ochtend, middag, avond of de hele dag, een vaste auto en of iemand reserve is.
- Rooster van twee weken per chauffeur een even en een oneven week. Elke week deelt het systeem de komende veertien dagen zelf in, slaat vakanties en reserves over en kijkt of de chauffeur het voertuig mag rijden.
- Wensen van chauffeurs het aantal uren per week, een voorkeur voor extra inzet in de ochtend, middag of avond, een vaste auto en bijzonderheden per dag.
- Vakanties en ziekte de planner voert vakanties in, en de chauffeur meldt zich zelf af in de app voor vakantie, ziekte of iets anders. Per standplaats ziet u wie er nu afwezig is en hoe de beschikbaarheid er de komende negentig dagen uitziet.
- Diensten ter overname valt er een chauffeur uit, dan zet de planner de dienst open. Chauffeurs die dat willen krijgen meteen een melding, en de eerste neemt hem met een tik over in de chauffeursapp. Ook via WhatsApp, als u dat gebruikt.
- Zelf inschrijven voor extra inzet in een maandkalender geeft de chauffeur per dag aan wanneer hij extra kan. De planner ziet alle aanmeldingen bij elkaar.
- Vaste druktemeter per weekdag en dagdeel hoeveel chauffeurs u gemiddeld tekortkomt of over heeft, zodat u ziet waar het structureel wringt, bijvoorbeeld dat er op donderdagmiddag altijd chauffeurs te weinig zijn. Handig om gericht nieuwe vrijwilligers of chauffeurs te zoeken.
- Druktemeter per dag, dagdeel en standplaats hoeveel chauffeurs er inzetbaar zijn tegenover hoeveel er nodig zijn, dertig dagen vooruit. Chauffeurs zien de druktemeter ook in hun app, en dreigt er een tekort, dan krijgen ze 's ochtends vanzelf een oproep.
- Agenda met vakanties van chauffeurs en voertuigen in onderhoud bij elkaar.
- Soorten diensten geef per chauffeur aan welke diensten hij rijdt, zoals deur-tot-deur, rolstoelvervoer, groepsvervoer of een lijndienst.
Een assistent die meekijkt met de planning
In het beheer zit een AI-assistent die u in gewone taal aanspreekt. Vraag of de planning van morgen klopt, en hij loopt de ritten na op ontbrekende chauffeurs, vakanties, voertuigen in onderhoud en boekingen die nog nergens staan. Hij werkt met de gegevens uit het systeem en doet alleen wat een beheerder hem vraagt.
- Planning controleren op ritten zonder chauffeur, chauffeurs die op vakantie zijn, voertuigen in onderhoud en boekingen die nog niet zijn ingepland.
- Tekorten zien op welke dagen en dagdelen er chauffeurs te weinig zijn.
- Boeken en plannen in gewone taal een boeking maken, een rit plannen of een rit die elke week terugkomt vastleggen.
- Een voorstel voor de hele dag laat de assistent een complete dagplanning voorstellen, met geoptimaliseerde routes.
- Werk uit handen facturen laten aanmaken of chauffeurs een bericht sturen.
- Geplande taken laat de assistent op vaste momenten iets voor u nakijken.
- Kent uw afspraken de assistent onthoudt instructies en werkafspraken van uw organisatie.
- Onder controle alleen voor beheerders, de hoofdbeheerder bepaalt wat de assistent mag, en elk gesprek wordt vastgelegd.
Drie apps, in uw eigen huisstijl
Chauffeurs krijgen hun eigen app, klanten en leden de hunne, allebei voor Apple (iPhone) en Android. In de bus draait de boordcomputer-app op een Android-tablet. U kunt de apps uitbrengen onder uw eigen naam en logo, of u gebruikt de VYS-apps, die na het kiezen van uw organisatie uw eigen logo en kleuren tonen. Wat in de apps voor chauffeurs, klanten en leden kan, kan ook gewoon in de browser.
Chauffeursapp
Planning, beschikbaarheid, afwezigheid, extra inzet, open diensten overnemen, interne berichten, de druktemeter, vragenlijsten en declaraties.
App voor klanten en leden
Ritten boeken en annuleren, de chauffeur live volgen als hij in aantocht is, locatie delen en facturen downloaden.
Boordcomputer-app
De ritten van de dienst in de bus: ophalen, afzetten, niet aanwezig en navigeren, met grote knoppen. Kantoor kijkt mee en helpt op afstand.
Alles voor de chauffeur, ook buiten de bus
De rit zelf werkt de chauffeur af op de boordcomputer. In zijn eigen app regelt hij de rest: zijn planning inzien, doorgeven wanneer hij kan, zich afmelden, extra diensten oppakken en zijn kilometers declareren. En hij blijft op de hoogte via de interne berichten, ziet met de druktemeter waar hij nodig is en vult de vragenlijsten van de organisatie in.
- Mijn planning dag voor dag de dienst met voertuig, standplaats, instap- en eindtijd, en alle stops met Street View, bellen en navigeren. Zeven dagen vooruit.
- Beschikbaarheid per weekdag zelf doorgeven en aanpassen.
- Afwezigheid melden voor vakantie, ziekte of iets anders.
- Extra inzet een kalender om aan te geven wanneer hij extra kan, en beschikbare diensten die hij met een tik overneemt.
- Interne berichten de planning of het bestuur stuurt opgemaakte berichten naar alle chauffeurs of naar een zelf gekozen groep. De chauffeur krijgt een pushmelding, het bericht verschijnt als popup in de app, en per chauffeur ziet u of hij het heeft gelezen.
- Druktemeter per dag, dagdeel en standplaats hoeveel chauffeurs er inzetbaar zijn tegenover hoeveel er nodig zijn. Zo ziet de chauffeur zelf waar extra inzet het hardst nodig is, en meldt hij zich daar aan via Extra inzet.
- Vragenlijsten de organisatie stelt een vragenlijst op in het beheer, de chauffeur vult hem in de app in. Met vervolgvragen die alleen verschijnen bij een bepaald antwoord en keuzelijsten in lagen, en invullen lukt ook met een slechte verbinding in de bus.
- Meldingen bij de planning een melding bij een nieuwe of gewijzigde planning, en u ziet of hij is ontvangen en gelezen.
- Declaraties kilometers declareren, met de woon-werkafstand automatisch berekend, en goedkeuring door de administratie.
- Suggesties insturen voor de planning, bijvoorbeeld twee ritten die handig samengaan.
- Ritgeschiedenis alle gereden ritten terugzien.
- Waar staat de bus de locatie van het voertuig bekijken, als dat voor dat voertuig aanstaat.
- Eigen voorkeuren meldingen via push, e-mail of WhatsApp, en of hij oproepen voor open diensten wil krijgen.
- Handleiding in de app in het Nederlands en Engels, ook voor de boordcomputer.
Zelf regelen in de chauffeursapp
Extra inzet opgeven en afwezigheid melden doet de chauffeur zelf, in een paar tikken. De planner ziet het meteen.
Extra beschikbaar melden per dag en dagdeel
Afwezigheid melden: vakantie, ziek of overig
Zelf een rit boeken en de chauffeur zien aankomen
Met de app regelen klanten en leden hun ritten zelf, zonder te hoeven bellen. Ze boeken, zien wanneer ze worden opgehaald, en is de chauffeur in aantocht, dan volgen ze hem live op de kaart. Geen onzekerheid meer bij de voordeur. Hetzelfde kan in het webportaal, en wie geen smartphone heeft belt gewoon.
- Rit boeken enkel of retour, met een ophaaltijd of een afspraak met een vaste tijd, en vooraf de geschatte kosten.
- Hulp aangeven rolstoel, rollator, begeleider of meereizenden.
- Ritten en boekingen overzichtelijk bij elkaar, met de ingeplande ophaaltijd, en zelf een rit annuleren.
- Chauffeur in aantocht de klant krijgt een melding zodra de chauffeur onderweg is en ziet hem live op de kaart, met hoe lang hij nog rijdt en in welke straat hij nu is. De positie wordt elke vijftien seconden bijgewerkt, en met een tik opent de route in Google Maps.
- Locatie delen de klant deelt zijn locatie, en op de boordcomputer ziet de chauffeur dat hij klaarstaat.
- Meldingen als de planning klaar is, de chauffeur onderweg is, en bij ophalen en afzetten.
- Tarieven en facturen de tarieven inzien en facturen als PDF downloaden.
- Contact de gegevens van de organisatie en het nummer voor als er iets misgaat met een rit.
- Aangepast voor slechtzienden de app werkt samen met de voorleesfunctie van de telefoon (VoiceOver op de iPhone, TalkBack op Android). Elke rit wordt als een geheel voorgelezen, knoppen zeggen wat ze doen en iconen die niets toevoegen worden overgeslagen. Zo boekt ook wie slecht of niet ziet zelf een rit.
- Inloggen zonder wachtwoord met het klant- of lidnummer en een code per e-mail.
- Ook op het web een webportaal met dezelfde functies, een pagina om klant of lid te worden en een kaart van het rijgebied.
Het webportaal voor klanten en leden: een nieuwe boeking, met de boekingsregels van de organisatie bovenaan.
Een eigen boordcomputer-app op een tablet in de bus
In de bus hangt een Android-tablet met de boordcomputer-app, in de huisstijl van uw organisatie. De chauffeur meldt zich aan met zijn pincode en ziet de ritten van zijn dienst op volgorde, met grote knoppen die vanaf de stoel te bedienen zijn. Elke tik gaat meteen naar de planning en naar de klant.
- Aanmelden met pincode de chauffeur kiest zijn naam en voert zijn pincode in.
- Te doen, nu bezig, voltooid de stops op volgorde, met rijtijd en afstand per stop en hoeveel kilometer de rit nog is.
- Grote knoppen Start rit, Klant opgehaald, Klant afgezet en Niet aanwezig. De klant krijgt meteen een melding.
- Notities in kleur opmerkingen over de klant en over de rit vallen op, zodat een rolstoel of een bijzonderheid niet wordt gemist.
- Navigatie naar de volgende stop met Google Maps, met een zwevende knop terug naar de boordcomputer.
- Stemnavigatie op vaste routes bij een lijndienst leidt een stem de chauffeur langs de route, bocht voor bocht.
- Klant wacht heeft de klant zijn locatie gedeeld, dan ziet de chauffeur dat hij klaarstaat.
- Berichten van de planning direct op het scherm in de bus.
- NFC-klantenpas bij een lijndienst checkt de reiziger in met zijn pas.
- Laadpalen voor elektrische bussen de laadpalen in de buurt, met een filter op snelladers.
- Meekijken en helpen vanaf kantoor loopt een chauffeur ergens tegenaan, dan ziet de planning vanuit de browser live het scherm van de tablet in de bus en helpt hem op afstand: tikken, vegen en de knoppen Home, Terug en volume bedienen, alsof de planner naast hem zit.
- Onderhoud op afstand de tablet werkt zichzelf bij en herstart zichzelf als dat nodig is.
De klant ziet de chauffeur aankomen
Wachten bij het raam of de bus al komt, hoort er niet meer bij. Is de chauffeur in aantocht, dan krijgt de klant een melding en volgt hij hem live op de kaart, tot hij voor de deur staat. Kantoor ziet intussen alle bussen op de kaart. Het volgen door klanten kan alleen rond de ophaaltijd, en alleen als de chauffeur dat toestaat.
- Chauffeur in aantocht na vertrek naar de klant krijgt die een melding en ziet hij de chauffeur live op de kaart, met de resterende rijtijd en de straat waar hij nu is, elke vijftien seconden bijgewerkt.
- Privacy van de chauffeur volgen kan alleen in een tijdvenster rond de ophaaltijd, en per chauffeur staat ingesteld of klanten hem live mogen volgen.
- Locatie delen de klant laat weten waar hij staat, en de chauffeur ziet het op de boordcomputer.
- Live kaart op kantoor met alle voertuigen, wie er online is en welke chauffeur waar mee bezig is, elke twintig seconden bijgewerkt.
- Gereden kilometers de GPS-kilometers staan naast de geplande in het kilometeroverzicht. Meer over kilometers
Iedereen op de hoogte, zonder rondbellen
Chauffeurs, klanten en leden horen vanzelf wat ze moeten weten: hun planning, een wijziging, een bus die onderweg is. Per organisatie kiest u de kanalen: push in de apps, e-mail, WhatsApp of een telefoontje met een ingesproken bericht voor wie geen smartphone heeft. En als een klant belt, weet de telefonist al wie het is.
- Bellerherkenning met de telefonie van Voys: bij een inkomend gesprek verschijnen naam, lidnummer en telefoonnummer van de klant op het scherm, met een knop om meteen een boeking te maken, bij een echtpaar met hetzelfde nummer allebei. Met een bellog en gesprekken die u aan een collega toewijst.
- Tekst naar spraak is de planning klaar, dan belt het systeem klanten en leden die dat willen op een vast tijdstip en spreekt het de ophaal- en retourtijd in. Per klant aan of uit, met een wachtrij waarin u ziet wie nog gebeld wordt.
- WhatsApp via de officiele WhatsApp Business-koppeling: de planning naar chauffeurs, klanten en leden, wijzigingen, open diensten en een melding als een chauffeur te laat is. Met een inbox en berichten aan groepen chauffeurs.
- Pushmeldingen met ontvangst- en leesbevestiging: u ziet wie zijn planning heeft binnengekregen en gelezen.
- E-mail in uw eigen huisstijl, en een ingebouwde mailbox in het beheer.
- Interne berichten aan chauffeurs opgemaakte berichten naar alle chauffeurs of een gekozen groep, als popup in de chauffeursapp, met leesbevestiging per chauffeur. Daarnaast bulkberichten per mail of push en popups in de apps.
- Vragenlijsten voor chauffeurs, opgesteld in het beheer en ingevuld in de chauffeursapp, met vervolgvragen die afhangen van het vorige antwoord.
- Te-laatmelding vertrekt een chauffeur niet op tijd, dan gaat er automatisch een melding naar een WhatsApp-groep of een vast nummer, met een kaartlink naar waar de bus nu staat. Per rit een keer, zodat niemand wordt overspoeld.
- Alles terug te zien een communicatielog en een verzendrapport per bericht.
Wagenpark, standplaatsen en lege kilometers in beeld
Per voertuig ziet u wat het kan en waar het staat, wanneer het in onderhoud is en hoeveel kilometers het maakt. Het kilometeroverzicht splitst per dag en per dienst de gereden kilometers in betaalde, omgereden en lege kilometers, naast de gemeten GPS-kilometers en de bezetting, zodat u ziet waar het rendement zit.
- Voertuigen met kenteken, wagennummer, type, aantal plaatsen, rolstoelplek, standplaats en verbruik.
- Voertuigtypes en per klant op welk type hij niet ingepland mag worden, en per chauffeur of hij een groter type mag rijden.
- Onderhoud periodes waarin een voertuig niet beschikbaar is, met de reden. Zichtbaar in de agenda en in de controle van de planning.
- Standplaatsen met adres en locatie, als begin- en eindpunt van elke rit.
- Kilometeroverzicht per voertuig, per dag en per dienst: betaald, omgereden van en naar de standplaats, leeg gereden, gemeten met GPS en de bezetting. Per week, maand of jaar, en te exporteren naar Excel.
- Loze kilometers een eigen overzicht van de kilometers zonder reizigers.
- Verbruik liters en brandstofkosten per week, maand en jaar.
- Verloopdata van chauffeurs rijbewijs, keuringsdatum en cursus levensreddend handelen, met een waarschuwing zestig dagen vooraf.
- Eigen rol wagenparkbeheer ziet voertuigen, onderhoud en kilometers, en niet meer dan dat.
Een administratie die meeloopt met het vervoer
Klanten, leden, ritten en facturen horen bij elkaar. Een nieuwe klant of een nieuw lid meldt zich online aan, een lidmaatschap dat afloopt sluit vanzelf af, en de contributie wordt op het juiste moment gefactureerd.
- Lidmaatschap met de datum van inschrijving en een einddatum, waarna het lid automatisch niet meer kan boeken.
- Meereizenden en gekoppelde klanten reizigers zonder eigen account onder het nummer van de klant, en klanten of leden die bij elkaar horen.
- Contact en zorg contactpersonen, een noodcontact en een bewindvoerder.
- Betalen IBAN en incassomachtiging, en de factuur per e-mail of per post.
- Aanmelden online klant of lid worden via een eigen pagina.
- Klant of lid u kiest zelf welk woord het systeem gebruikt.
- Privacy persoonsgegevens versleuteld opgeslagen, een export per klant op verzoek, en uitgeschreven klanten en leden na een jaar geanonimiseerd.
Volledig automatische facturatie en boekhoudkoppeling
De facturen maken zichzelf. Op basis van de gereden ritten en de tarieven maakt het systeem per week of maand de ritfacturen, op het jubileum van het lid de contributie, en verstuurt ze. Daarna staan ze in de boekhouding, met incasso als de klant daarvoor heeft getekend.
- Ritfacturen automatisch per week of maand, op basis van de werkelijk gereden kilometers.
- Contributie de lidmaatschapsfactuur op het jubileum van het lid, per week of per maand verzameld.
- Lijndiensten eigen facturen voor de lijndienstmodule.
- Tarieven instaptarief, kilometertarief en een minimum aantal kilometers, zones met toeslag, en bedrijven met eigen prijsafspraken.
- Annuleren te laat geannuleerd blijft factureerbaar, geannuleerd door overmacht niet.
- Eigen factuuropmaak een instelbaar sjabloon, als PDF per e-mail of per post.
- Automatisch verzonden de facturen gaan in delen de deur uit, zonder dat iemand op een knop hoeft te drukken.
- Met en zonder incasso in een oogopslag hoeveel facturen via incasso gaan en welke nog op een overschrijving wachten.
- Boekhoudkoppeling met SnelStart, Exact Online, King en Björn Lundén, en andere koppelingen zijn mogelijk. Met SnelStart loopt ook de incasso via de doorlopende machtiging, en een synchronisatierapport laat zien wat er is overgezet.
- Betalingen registreren per overschrijving, iDEAL, contant of pin.
- Declaraties van chauffeurs kilometervergoedingen goedkeuren of afwijzen, en exporteren.
Rapportages die klaarstaan voor de vergadering
Het dashboard laat in een oogopslag zien hoe de dag, de week en het jaar lopen. De rapportages gaan dieper: over chauffeurs, ritten, klanten en leden, bezetting en kosten. Het bestuur kan alles inzien zonder iets te kunnen wijzigen.
- Dashboard ritten vandaag, morgen, deze week, maand en jaar, ritten per kwartier, afwezige chauffeurs en de druktemeter, met snelkoppelingen die u zelf kiest.
- Chauffeurs wie het meest rijdt, overnames van diensten en aanmeldingen voor extra inzet.
- Ritten de meest bezochte locaties, soorten ritten, gemiddelde kilometers per rit, boekingen per bron (app, web of telefoon) en annuleringen.
- Klanten en leden wie het meest reist.
- Bezettingsgraad hoe vol de bussen zitten.
- Kosten per kanaal: spraakoproepen, WhatsApp, push, e-mail, telefonie en kaarten en routes.
- Omzet per dag, maand en jaar, en per lijndienst.
- Exports klanten en leden, kilometers, declaraties en lijndiensten naar CSV of Excel.
Iedereen ziet precies wat bij zijn werk hoort
Acht rollen, van hoofdbeheerder tot klant, en per persoon kunt u onderdelen en pagina's extra aan of uit zetten. Het hele systeem draait in uw eigen huisstijl, met een eigen database per organisatie.
Rollen
- Hoofdbeheerder: alles, ook de AI-assistent en de kosten
- Beheerder: alle onderdelen
- Bestuur: alles inzien, niets wijzigen
- Administratie: klanten en leden, chauffeurs, kilometers, omzet, facturatie, declaraties en rapportages
- Telefonist: boekingen maken en wijzigen, planning en agenda
- Wagenparkbeheer: voertuigen, onderhoud en kilometers
- Chauffeur: de chauffeursapp, de boordcomputer-app en het chauffeursportaal
- Klant of lid: de app en het webportaal
- Per persoon onderdelen en pagina's extra aan of uit
Huisstijl
- Eigen naam, logo en kleuren in het beheer, de mails en de apps
- Een eigen webadres, ook op uw eigen domein
- Apps onder uw eigen naam, of de VYS-apps met uw logo en kleuren
- Pushberichten en de kop van elke e-mail in uw eigen stijl
- Zelf kiezen: klant of lid
- Een eigen database per organisatie
Beveiliging
- Inloggen zonder wachtwoord, met een code per e-mail
- Klanten en leden met hun nummer, chauffeurs met hun chauffeursnummer
- Beheerders met tweestapsverificatie via een authenticator-app
- De boordcomputer met een pincode per chauffeur
- Persoonsgegevens versleuteld opgeslagen
- Logboeken van inloggen en wijzigingen
- Export per klant en anonimiseren na uitschrijving
Het overzicht van de beheerders: per persoon een rol, en met Kopiëren zet u een nieuwe collega in één keer met dezelfde rechten klaar.
Alles wat er in VYS 2.0 zit, op een rij
Geen losse modules die u bij moet kopen: dit zit allemaal in het systeem. Alleen de lijndiensten zijn een module die u aanzet als u ze rijdt.
Ritten boeken
- Zelf boeken in de app of op het web
- Enkel, retour of afspraak met vaste tijd
- Rolstoel, rollator, begeleider en meereizenden
- Geschatte kosten vooraf
- Telefonist boekt met vaste en eerdere adressen
- Bellerherkenning bij een inkomend gesprek
- Autoboekingen voor vaste ritten
- Boeken alleen binnen uw regio, gecontroleerd bij het reserveren
- Postcodezones en toeslagen
- Tijdsloten, uiterste boektijd en feestdagen dicht
Planning
- Dagplanning per voertuig met slepen en routekaart
- Twee voertuigen naast elkaar plannen
- Meerdere planners tegelijk
- Ritten combineren en suggesties
- Route optimaliseren
- Standplaatsen als begin en eind
- Conflictcontrole op dertien punten
- Te-laatbewaking: alarm voordat de klant het merkt
- Planning automatisch verzenden, met leesbevestiging
- Dag blokkeren of annuleren
Roosters en diensten
- Beschikbaarheid per weekdag en dagdeel
- Rooster van twee weken, even en oneven
- Automatisch veertien dagen vooruit ingedeeld
- Vakanties en ziekmelding in de app
- Beschikbaarheid per standplaats, negentig dagen vooruit
- Diensten ter overname met een tik
- Zelf inschrijven voor extra inzet
- Vaste druktemeter: structureel tekort per weekdag
- Druktemeter en oproep bij tekort
- Bijzonderheden per chauffeur per dag
- Soorten diensten per chauffeur
AI-assistent
- Planning controleren op verzoek
- Tekorten aan chauffeurs zien
- Boeken en plannen in gewone taal
- Voorstel voor een complete dagplanning
- Facturen aanmaken en chauffeurs berichten
- Geplande taken
- Onthoudt uw werkafspraken
- Alleen voor beheerders, alles vastgelegd
Chauffeursapp
- Apple (iPhone) en Android, ook in de browser
- Planning met stops, Street View en navigatie
- Beschikbaarheid en afwezigheid
- Extra inzet en diensten overnemen
- Interne berichten met popup en leesbevestiging
- Druktemeter: zien waar chauffeurs nodig zijn
- Vragenlijsten met vervolgvragen
- Kilometerdeclaraties en suggesties
- Ritgeschiedenis en voertuiglocatie
App voor klanten en leden
- Apple (iPhone) en Android, en een webportaal
- Rit boeken met geschatte prijs
- Ritten bekijken en annuleren
- De chauffeur live volgen als hij in aantocht is
- Locatie delen met de chauffeur
- Meldingen bij ophalen en afzetten
- Tarieven en facturen als PDF
- Aangepast voor slechtzienden: werkt met VoiceOver en TalkBack
- Online klant of lid worden
Boordcomputer-app
- Android-tablet in de bus, in eigen huisstijl
- Aanmelden met pincode
- Te doen, nu bezig en voltooid
- Opgehaald, afgezet en niet aanwezig
- Navigatie met Google Maps
- Stemnavigatie op vaste routes
- NFC-klantenpas bij lijndiensten
- Laadpalen in de buurt
- Planning kijkt mee en helpt op afstand
- Onderhoud op afstand
Communicatie
- Bellerherkenning met Voys
- Tekst naar spraak: planning ingesproken per telefoon
- WhatsApp Business
- Push met ontvangst- en leesbevestiging
- E-mail in eigen huisstijl en ingebouwde mailbox
- Interne berichten aan chauffeurs, met leesbevestiging
- Vragenlijsten voor chauffeurs
- Te-laatmelding met de plek van de bus
- Communicatielog en verzendrapport
Wagenpark en kilometers
- Voertuigen en voertuigtypes
- Onderhoud met reden, in agenda en planning
- Standplaatsen
- Betaalde, omgereden en lege kilometers
- GPS-kilometers en bezetting
- Verbruik en brandstofkosten
- Rijbewijs, keuring en EHBO met waarschuwing
- Live kaart van de voertuigen
Klanten en leden
- Lidmaatschap met automatische einddatum
- Meereizenden en gekoppelde klanten
- Contactpersonen, noodcontact, bewindvoerder
- IBAN en incassomachtiging
- Factuur per e-mail of post
- Online klant of lid worden
- Versleuteld, met export en anonimiseren
Facturatie
- Ritfacturen per week of maand
- Contributie op het jubileum van het lid
- Lijndienstfacturen
- Instaptarief, kilometertarief en minimum
- Eigen factuursjabloon
- Automatisch verzonden
- Koppeling met SnelStart, Exact Online, King en Björn Lundén, andere koppelingen mogelijk
- Betalingen en declaraties
Managementinformatie
- Dashboard met de dag, week en het jaar
- Rapportages over chauffeurs, ritten, klanten en leden
- Bezettingsgraad
- Kosten per kanaal
- Omzet per dag, maand en jaar
- Exports naar CSV en Excel
- Bestuur kijkt mee zonder te wijzigen
Wat klanten zeggen
Vervoersvereniging Dijk en Waard werkt al sinds 2019 samen met dit bedrijf. Recentelijk zijn wij overgestapt van VYS 1.0 naar VYS 2.0. Het integraal planningspakket heeft daarmee een belangrijke update ondergaan; ledenadministratie, vrijwilligersadministratie, chauffeursplanning, wagenparkbeheer, ritplanning, boekingssysteem incl. app voor leden en chauffeurs en facturatie welke volledig geautomatiseerd. Het is logisch opgebouwd waardoor makkelijk in gebruik en tegelijk is hulp altijd aanwezig om vragen te beantwoorden. Wij zijn er blij mee!
Sinds de oprichting van de Belbusvereniging rij ik als vrijwillig chauffeur. Vanaf het begin werd de ritplanning gedaan door een derde partij. Eind 2018 is dat overgenomen door VYS Scheduling BV, toen al een hele verbetering. Afgelopen jaar heeft VYS de planning verder verbeterd en een app toegevoegd voor zowel chauffeurs als de reiziger. De apps maken het voor chauffeurs en klanten nog makkelijker om de Belbus te laten rijden. Ik ben dan ook zeer tevreden over de samenwerking met VYS.
Vragen over VYS 2.0
Voor wie is VYS 2.0?
Voor iedereen die mensen vervoert op afspraak: vervoersverenigingen en buurtbussen met vrijwilligers, taxi- en vervoerbedrijven met vaste chauffeurs, en organisaties die daarnaast lijndiensten rijden. Het systeem werkt voor een handvol bussen net zo goed als voor een groot wagenpark met meerdere standplaatsen.
Hoe lang bestaat VYS 2.0 al?
Het systeem is sinds 2018 non-stop in ontwikkeling en wordt elke dag een stukje beter. Nieuwe functies komen vaak voort uit een vraag van een vervoerder die er al mee werkt, en iedereen krijgt ze vanzelf: er is niets te installeren.
Werkt het met vrijwilligers?
Daar is het juist op gemaakt. Vrijwilligers geven zelf hun beschikbaarheid door, melden zich af bij vakantie of ziekte, schrijven zich in voor extra inzet en nemen open diensten over in de chauffeursapp. De planner ziet met de druktemeter vooruit of er genoeg chauffeurs zijn.
Kunnen klanten zonder smartphone ook reizen?
Ja. Zij bellen gewoon: de telefonist ziet meteen wie er belt en boekt de rit. Met tekst naar spraak belt het systeem hen op een vast tijdstip om hun ophaaltijd in te spreken, en de factuur kan per post.
Kunnen chauffeurs zelf diensten overnemen?
Ja. Zet de planner een dienst open, dan krijgen chauffeurs die dat willen een melding en neemt de eerste hem met een tik over in de chauffeursapp. Chauffeurs kunnen zich ook zelf in een kalender inschrijven voor extra inzet.
Werkt het met klanten of met leden?
Allebei. U kiest zelf of het systeem van klanten of van leden spreekt. Werkt u met leden, dan loopt het lidmaatschap met contributie en einddatum automatisch mee.
Kunnen klanten zien wanneer de chauffeur eraan komt?
Ja. Zodra de chauffeur op weg is naar de klant, krijgt die een melding in de app en volgt hij de chauffeur live op de kaart, met de resterende rijtijd en de straat waar hij nu is. Dat kan alleen rond de ophaaltijd en alleen als de chauffeur dat toestaat, zodat zijn privacy daarbuiten beschermd blijft.
Kan kantoor meekijken op de boordcomputer?
Ja. Loopt een chauffeur ergens tegenaan, dan ziet de planning vanuit de browser live het scherm van de tablet in de bus. De planner kan ook op afstand tikken, vegen en de knoppen Home, Terug en volume bedienen, en helpt de chauffeur zo verder zonder dat iemand naar de bus hoeft.
Wat gebeurt er als een chauffeur te laat is?
Het systeem houdt dat zelf in de gaten. Begint een chauffeur een ingestelde tijd na de geplande tijd nog niet aan zijn eerste stop, dan krijgt de planning automatisch een melding, met de chauffeur, zijn telefoonnummer, het voertuig, waar de bus nu staat en welke klant er wacht. Zo kunt u de chauffeur bellen of een andere bus sturen, nog voordat de klant zich afvraagt waar de bus blijft.
Kunnen klanten een rit buiten ons gebied boeken?
Nee. Is uw bediening beperkt tot een bepaalde regio, dan controleert het systeem al tijdens het reserveren of de adressen binnen dat gebied vallen. Valt een adres erbuiten, dan kan de klant de rit niet boeken. Alleen een beheerder kan bewust een uitzondering maken, bijvoorbeeld voor een rit naar een ziekenhuis net buiten de regio.
Wat doet de AI-assistent precies?
De assistent zit in het beheer en begrijpt gewone taal. U vraagt hem bijvoorbeeld of de planning van morgen klopt, waar chauffeurs tekortkomen of om een boeking te maken. Hij werkt met de gegevens in het systeem, alleen beheerders gebruiken hem, en de hoofdbeheerder bepaalt wat hij mag.
Hoe loggen gebruikers in?
Zonder wachtwoord. Klanten en leden loggen in met hun nummer en chauffeurs met hun chauffeursnummer, en krijgen een code per e-mail. Beheerders kunnen daarbovenop tweestapsverificatie gebruiken, en op de boordcomputer meldt de chauffeur zich aan met een pincode.
Op welke apparaten werkt het?
Kantoor werkt in de browser, zonder installatie. De apps voor chauffeurs en voor klanten en leden zijn er voor Apple (iPhone) en Android: onder uw eigen naam, of als VYS chauffeur en VYS Klant. De boordcomputer-app draait op een Android-tablet in de bus.
Welke boekhoudpakketten worden ondersteund?
Er zijn koppelingen met SnelStart, Exact Online, King en Björn Lundén. Met SnelStart loopt ook de incasso via de doorlopende machtiging. Werkt u met een ander pakket, dan zijn andere koppelingen mogelijk: neem gerust contact op.
Kan het in onze eigen huisstijl?
Ja. Beheer, e-mails, pushberichten en apps tonen uw eigen naam, logo en kleuren, op uw eigen webadres. De apps kunnen onder uw eigen naam in de App Store en Google Play.
Zijn onze gegevens veilig?
Elke organisatie heeft een eigen database. Persoonsgegevens staan versleuteld opgeslagen, inloggen gaat zonder wachtwoord, en elke wijziging wordt vastgelegd. Een klant kan zijn gegevens opvragen, en na uitschrijving worden ze geanonimiseerd.
Is maatwerk mogelijk?
Ja. Veel van wat er nu in zit, is gebouwd op verzoek van een vervoerder. Heeft u een eigen manier van werken, een koppeling of een eigen overzicht nodig, dan bespreken we dat graag tijdens de demo.
Zien hoe het werkt met uw eigen ritten?
We laten VYS 2.0 graag zien, van boeking tot factuur, en denken mee over uw manier van werken. Mail of bel ons en we plannen een demo in.